Disciplina a formação, tramitação e arquivamento de processos, recebimento de expedientes e papéis de naturezas diversas e correspondências municipais, que tratem de assuntos de cunho administrativo, no âmbito da Prefeitura Municipal de São Manuel.
 
 
RICARDO SALARO NETO, Prefeito Municipal de São Manuel, no uso de suas atribuições legais, e;
 
CONSIDERANDO a necessidade de organização, normatização e padronização das atividades de comunicações administrativas.

 
DECRETA:
 
CAPÍTULO I

 
Art. 1º Este Decreto estabelece normas comuns aplicáveis aos processos administrativos no âmbito da Administração Municipal e disciplina o recebimento de expedientes e papéis de naturezas diversas e correspondências municipais.
 
Parágrafo único. Para os fins deste Decreto, consideram-se:
I - autoridade - o agente público dotado de poder de decisão;
II - processo administrativo - todo conjunto de documentos, ainda que não autuados, que exijam decisão.

Seção I
Do Processo Administrativo

Art. 2º O processo administrativo pode ser iniciado pela autoridade competente ou a pedido de interessado, e serão compostos pelo conjunto de documentos, requerimentos, atas de reunião, pareceres e informações instrutoras necessárias à decisão da autoridade administrativa.

Art. 3º. O requerimento inicial do interessado deverá conter os seguintes dados:
I - órgão ou autoridade administrativa a que se dirige;
II - identificação do interessado ou de quem o represente;
III - endereço e telefone do requerente e local para recebimento de comunicações;
IV - formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus fundamentos;
V- data e assinatura do requerente ou de seu representante.
§ 1º É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendo orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas.
§ 2º Os órgãos, setores e entidades administrativas deverão elaborar modelos ou formulários padronizados para assuntos que importem pretensões equivalentes.

Art. 4º. Quando os pedidos de uma pluralidade de interessados tiverem conteúdo e fundamentos idênticos, poderão ser formulados em um único requerimento, salvo preceito legal em contrário.

Art. 5º. Quando o requerimento for dirigido a órgão incompetente, este providenciará seu encaminhamento à unidade competente.

Art. 6º. Os processos administrativos terão por objetivo a tomada de decisão, consubstanciada em despacho decisório, que deverá ser claro, preciso e atinente à matéria do processo.
§ 1º A fundamentação e a publicidade são requisitos essenciais do despacho decisório.
§ 2º A fundamentação do despacho somente será dispensada quando houver referência expressa a pareceres ou informações contidos no processo.
 
Seção II
Do Interessado
 
Art. 7º. São legitimados como interessados no processo administrativo:
I - pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem ou nele figurem;
II - aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser proferida;
III - as pessoas, organizações e associações regularmente constituídas no tocante a direitos e interesses coletivos ou difusos.
 
CAPÍTULO II
Do recebimento, protocolização, autuação e controle de documentos.
 
Art. 8º. As atividades de recebimento, autuação, apensamento, desapensamento, entranhamento, desentranhamento, incorporação, encaminhamento e controle da tramitação de correspondências, requerimentos, documentos e papéis de naturezas diversas, bem como o respectivo arquivamento, obedecerão às normas estabelecidas neste Decreto .
Parágrafo único. Os procedimentos de que tratam o Capítulo II, Seção II, Capítulos III, IV e V, dar-se-ão apenas por determinação expressa de Chefia competente à área pertinente ao Processo.

Seção I
Do recebimento e registro
 
Art. 9º. Os documentos deverão ser recebidos e registrados no Setor de Protocolo.
 
§ 1º - Os expedientes oriundos do Poder Judiciário serão recebidos única e exclusivamente pela Procuradoria Geral do Município, que os encaminhará ao Protocolo para registro.
§ 2º - Para recebimento de papéis no Setor de Protocolo, deverão ser atendidos os seguintes requisitos:
I - estar endereçado, especificamente à Prefeitura;
II - tratar exclusivamente de um único assunto;
III - se o pedido inicial apresentar mais de um assunto, o Protocolo poderá, desde que devidamente autorizado pela autoridade competente, proceder à abertura de tantos processos quantos forem os assuntos tratados, usando cópias reprográficas, ou equivalentes do documento original;
IV - conter assinatura com a identificação do interessado;
Paragrafo único. Para fins de registro no setor de Protocolo, as solicitações recebidas por e-mail, deverão acompanhar oficio devidamente assinado pelo responsável do setor que recepcionou as mesmas.

Seção II
Da Autuação
 
Art. 10. A autuação será necessária sempre que a natureza e o conteúdo exigirem tramitação por mais de uma unidade ou órgãos externos.
Parágrafo único - Fica vedada a autuação provisória.

Art. 11. Ao proceder a autuação de papéis, documentos ou requerimentos, o Setor de Protocolo deverá, preliminarmente, proceder a uma pesquisa em seus assentamentos para verificar a existência de processo anterior sobre o mesmo assunto e com o mesmo interessado.
Parágrafo único - Se for constatada a existência de processo idêntico anterior, o documento que está dando entrada será juntado ao processo.

Art. 12. Os processos gerados no âmbito da Prefeitura, dentro de cada exercício, terão numeração independente e sequencial, seguida do ano em que se proceder à autuação.

Art. 13. O processamento (autuação) estará sujeito às seguintes normas: 
I - reunião das peças constituintes do processo em forma de caderno, seguindo a ordem cronológica da emissão ou recebimento de cada uma delas, sendo que os ofícios, petições ou representações deverão preceder os documentos que os acompanharem;
II - preenchimento da capa, com indicação do número do processo, ano da autuação, nome do interessado e descrição resumida do assunto a ser tratado;
III - juntada de documentos recebidos, a processos já existentes, quando for o caso.
IV - numeração de cada folha do processo, por quem efetuou a juntada, no canto superior direito da folha, a tinta, com a devida rubrica, considerando-se a capa como folha 01;
V - inutilização dos espaços em branco com traços transversais (ou, com carimbo de EM BRANCO), exceto na última página;
VI - cada unidade/setor, ao receber um processo, deverá conferir a numeração das folhas anteriores e, caso estas não estejam devidamente numeradas e rubricadas, o processo deverá ser devolvido à unidade remetente, para que se proceda à devida regularização, nos termos do inciso IV.

Art. 14. Nenhum processo deverá ter mais de 200 (duzentas) folhas, abrindo-se novo volume ao atingir este limite.
§ 1º - Na última página do primeiro volume e de cada volume subsequente do processo, deverá ser lavrado termo informativo de sua continuidade em outro volume.
§ 2º - Na capa de cada volume subsequente ao primeiro, deverá ser aposto o número do volume correspondente logo abaixo do número do processo.
§ 3º - No último volume deverá constar, no termo de encerramento, a informação de quantos volumes constitui o processo.
§ 4º - Os volumes de processos assim organizados só poderão tramitar conjuntamente.
 
 
CAPÍTULO III
Do apensamento e do Desapensamento
 
Art. 15. Apensamento é a união de um processo a outro, em caráter temporário e é ato de competência exclusiva do Setor de Protocolo, mediante solicitação de autoridade competente (ANEXO I).
§ 1º - Será feito apensamento quando o processo a ser apensado contiver matéria útil ou conexa à do que estiver sendo estudado, observado o disposto no parágrafo seguinte, lavrando-se o respectivo "termo de apensamento" (ANEXO I).
§ 2º - Não se fará apensamento quando deste ato puder resultar prejuízo para o andamento do processo cujo apensamento é solicitado.
§ 3º - Em todos os casos de apensamento, todas as informações prestadas no primeiro processo (processo piloto) deverão ser juntadas, por cópia, aos processos apensados.

Art. 16 Os processos serão desapensados exclusivamente pelo Setor de Protocolo,
cessado o motivo do seu apensamento, mediante determinação da autoridade competente, lavrando-se o respectivo "termo de desapensamento" (ANEXO I).
 
 
 
CAPÍTULO IV
Da incorporação
 
Art. 17. Incorporação é a união de um processo a outro, em caráter permanente, quando ambos tratarem do mesmo assunto e tiverem o mesmo interessado, observada a ordem cronológica, prevalecendo para todos os efeitos o número do processo anterior ou inicial, renumerando-se, seqüencialmente, as folhas do processo incorporado, sem a capa, que deverá ser afixada na última capa do processo recebedor da incorporação.
§ 1º - Na folha inicial do processo, que receber a incorporação, será aposto, a tinta, e de maneira legível, o número/ano do processo incorporado.
§ 2º - Nos registros de controle do processo que receber a incorporação, bem como nos do incorporado, serão feitas as anotações necessárias, reciprocamente.
§ 3º - Considera-se extinto o processo incorporado, sendo o controle de tramitação, feito a partir da data da incorporação, sobre o processo que incorporou, cujo número prevalecerá.

Art. 18. Somente o Setor de Protocolo poderá proceder a incorporação de processo.
 
CAPÍTULO V
Do entranhamento e desentranhamento de documentos
 
Art. 19. A juntada, ou entranhamento, dos documentos, após a autuação, obedecerá à ordem de apresentação e será precedida do termo de juntada no final do verso da folha de informação anterior.
Parágrafo único. Feita a juntada de quaisquer documentos, as informações, cotas, pareceres e despachos posteriores serão sempre dados na folha de informação que a eles se seguir, inutilizando-se todos os espaços em branco, com traços verticais ou através de carimbo com a expressão "em branco".

Art.  20. O desentranhamento e a devolução do documento retirado são de competência
exclusiva do Setor de Protocolo e à vista de solicitação do interessado e da autorização exarada no processo pela autoridade competente, devendo a devolução ser comprovada por recibo feito pelas respectivas unidades, o qual será juntado ao processo.
§ 1º - Retirando-se qualquer folha ou documento de um processo, colocar-se-á no mesmo lugar, cópia autenticada pelo próprio servidor que praticou o desentranhamento, elaborando-se um
"termo de desentranhamento" ( ANEXO I), esclarecendo a retirada do documento ou documentos, termo esse que deverá ser assinado pelo Chefe Imediato. 
§ 2º - Dos documentos indispensáveis ao processo e que não devam ser desentranhados, poderão ser fornecidas certidões ou cópias reprográficas, mediante requerimento do interessado, observado o disposto neste artigo e a legislação vigente, inclusive quanto ao eventual pagamento de emolumentos, caso em que, o comprovante do recolhimento deverá ser juntado ao processo.

 
CAPÍTULO VI

Do registro e movimento de processos e documentos
 
SEÇÃO I
Do registro de entrega
 
Art. 21. O Setor de Protocolo, no ato do recebimento de um documento, deverá observar os seguintes procedimentos:
I - registrar  em sistema próprio;
II - encaminhar o processo à unidade competente.
 
SEÇÃO II
Da movimentação dos processos
 
Art. 22. O registro da tramitação de processos e outros documentos será feito através das unidades expedidoras e receptoras, comprovado por recebimento eletrônico;
Parágrafo único - Em hipótese alguma será permitida a tramitação de processos e outros documentos "em mãos", no caso de órgão informatizado com rede interna, essa movimentação será controlada  por servidores com senhas pessoais cadastradas para cada setor interessado.

Art. 23. Os processos e documentos procedentes de outros órgãos da Administração Pública, que estejam com prazo para atendimento ou tratem de assuntos que demandem solução rápida, terão andamento preferencial e urgente.

Art. 24. Nenhum processo poderá ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados.
Parágrafo único - Não será permitida a tramitação de processos com a capa dilacerada, cabendo a substituição ao Setor de Protocolo.

Art. 25. O movimento inicial de processos e documentos será registrado no Setor de Protocolo, para fins de controle (ou por lançamento em terminais de computador).

Art. 26. Nenhum processo deverá ser encaminhado sem a indicação clara de destino, devendo, os despachos e encaminhamentos, esclarecer as providências a serem tomadas.

Art. 27. Sempre que os processos estiverem incompletos, neles havendo inexatidão ou equívocos a serem retificados, serão os interessados chamados para satisfazer as exigências ou pedidos de esclarecimentos.
Paragrafo único. Na análise do requerimento ou solicitação, verificada a necessidade de quaisquer documentos complementares ou não, deverá o Setor a quem compete o assunto tratado ou aquele que esteja analisando o mesmo, entrar em contato com o requerente e solicitar a documentação necessária, visto a capacidade específica para dirimir possíveis dúvidas aos questionamentos do interessado.

CAPÍTULO VII

Das informações
 
Art. 28. As informações e pareceres deverão ser fundamentados e conclusivos, redigidos de forma clara e precisa, preferencialmente  digitados e sem rasuras, numerando-se e rubricando-se as folhas de informações.
§ 1º - As informações limitar-se-ão ao assunto do processo e, quando fizerem menção a leis, decretos, resoluções, portarias, etc, deverão ser instruídas com a transcrição dos textos invocados.
§ 2º - Toda assinatura deverá trazer, logo abaixo, a indicação em carimbo ou digitada, de nome, cargo ou função do servidor ou autoridade e o respectivo número de matrícula.

Art. 29. Poderão tramitar na contracapa do processo:
I - originais de certidões a serem fornecidas aos interessados pelas seções competentes;
II - originais de resoluções e portarias para publicação;
III - outros documentos que, por sua natureza, devam ser retirados posteriormente.
Paragrafo único. Nenhum processo será arquivado com folhas. ou documentos  anexados na contracapa, devendo o Setor responsável pelas informações proceder o encarte dos mesmos antes de enviá-los ao Setor de Arquivo.
 
CAPÍTULO VIII
Dos despachos e do sigilo
 
Art. 30. Todos os processos e documentos serão considerados de caráter reservado, devendo o sigilo ser mantido até a divulgação oficial, salvo quando seja conveniente aos interesses da Administração e com autorização das autoridades constantes no parágrafo único, do artigo 1º.

Art. 31. De todo despacho de autoridade superior, que discorde de pareceres anteriores, deve ser dado conhecimento aos respectivos signatários.
 
CAPÍTULO IX
Dos prazos
 
Art. 32. A tramitação dos processos, papéis e expedientes em geral, pelas várias dependências da Prefeitura e órgãos subordinados ou vinculados, deverá processar-se com a máxima celeridade e rigorosa observância dos prazos fixados para cada caso.
Parágrafo único. A retenção de processo por servidor, por prazo superior a 30( trinta dias) sem a devida justificativa no próprio expediente em andamento,  poderá o infrator  responder administrativamente.

Art. 33. Excetuados os processos oriundos do Gabinete do Prefeito, do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, que terão prazos preferenciais e urgentes, deverão ser observados os seguintes prazos máximos de retenção de processos e papéis em cada dependência:
I -  5 (cinco) dias (úteis) para informações e providências;
II - 8 (oito) dias (úteis) para publicação de pareceres ou soluções que dependam de estudos mais acurados.

Art. 34.  A nota "URGENTE" somente poderá ser utilizada pelas autoridades mencionadas no parágrafo único, do artigo primeiro, e será aposta no canto superior das capas dos processos e de despachos quando for o caso, através de etiqueta ou carimbo rubricado pela autoridade.
 
CAPÍTULO X
Do extravio de processo e sua restauração
 
Art. 35. Todo processo extraviado ou destruído será obrigatoriamente restaurado, com observância das seguintes normas:
I - a restauração será feita mediante determinação do Chefe do Setor de Protocolo;
II - se existir certidão ou cópia do processo, será, uma ou outra, considerada como original;
III – o Setor de Protocolo certificará tudo quanto constar dos assentamentos existentes
na Seção;
IV - existindo informações prestadas por qualquer dependência do Órgão, serão requisitadas as segundas vias;
V - as partes interessadas deverão ser chamadas para acompanhar o procedimento de restauração, declarar o que entenderem em seu favor e exibir, querendo, os documentos que tiverem.
 
CAPÍTULO XI
Da vista, da reprodução e da requisição de processos e outros documentos

 
Art. 36. É vedado o encaminhamento de processo para consulta de funcionários interessados, sob pena de responsabilidade funcional, salvo para vista requerida e deferida por autoridade competente.

Art. 37. A vista de processos ou documentos administrativos, de Sindicância ou de Processo Administrativo Disciplinar, será dada às partes mediante requerimento motivado, deferido pelo (Prefeito, Secretário/Diretor Administrativo), ou pelo Presidente da Comissão respectiva.

Art. 38. A extração das cópias reprográficas autenticadas ou não, serão efetuadas pelo Setor a quem compete o assunto do processo e encaminhadas ao Setor de Protocolo para entrega ao interessado, mediante requerimento fundamentado do interessado, deferido pelo (Prefeito, Secretário ou Diretor Administrativo), pagas as eventuais taxas.

Art. 39. Os processos poderão ser requisitados de uma unidade para outra, mediante requisição própria, à unidade em que se encontre o processo em andamento ou à Seção (Setor, Serviço, etc.) de Arquivo, se arquivado.
Parágrafo único - O processo será encaminhado mediante sistema eletrônico o qual deverá ser recebido através de senha pessoal de funcionário da área.