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DECRETO Nº 4216, DE 30 DE SETEMBRO DE 2024.

Regulamenta a Lei Municipal nº 4659, de 2 de agosto de 2024, que ‘dispõe sobre a criação do Arquivo Público Municipal de São Manuel’, para estabelecer as diretrizes gerais, normas e procedimentos para a gestão, organização, controle, destinação e eliminação de documentos públicos do Poder Executivo Municipal de São Manuel, e dá outras providências.


RICARDO SALARO NETO, Prefeito Municipal de São Manuel, Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos artigos 78, IX, e 103, I, “a”, da Lei Orgânica Municipal;

Decreta:

Art. 1º Ficam estabelecidas as diretrizes gerais, normas e procedimentos a serem utilizados pelo Arquivo Público Municipal “Claudio Batista” de São Manuel para a gestão, organização, controle, destinação e eliminação de documentos públicos do Poder Executivo Municipal de São Manuel, em conformidade à Lei Municipal nº 4659, de 2 de agosto de 2024.

CAPÍTULO I
Das Disposições Gerais

Art. 2º Para efeitos deste Decreto, consideram-se as seguintes definições:
I - Amostragem: fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes;
II - Arquivo: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Municipal, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;
III - Arquivo Corrente: o conjunto de documentos correntes, em curso ou que se conservam junto aos órgãos produtores, em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados;
IV - Arquivo Intermediário: o conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam prazos de prescrição e precaução nos órgãos produtores e/ou nas unidades administrativas que tenham atribuições de arquivo, para eliminação ou recolhimento para guarda
permanente;
V - Arquivo Permanente: o conjunto de documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário, ou seja, são fonte de informação, de prova e pesquisa, ou possuem valor histórico-cultural, e que devem ser definitivamente preservados;
VI - Avaliação de Documentos: consiste em identificar e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte (papel, filme, fita magnética, disquete, disco óptico ou qualquer outro), de acordo com uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;
VII - Classificação de Documentos: consiste na sequência de operações técnicas que, de acordo com as diferentes funções e atividades do órgão produtor de documentos, visam a organizar e distribuir os documentos de um arquivo, de acordo com um Plano de Classificação;
VIII - Códigos de Classificação: são associados à classificação dos documentos, com referência numérica que o associa ao contexto de sua produção, a fim de facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e subdivisões dos documentos;
IX - Documentos de arquivo: são todos os registros de informação, quaisquer que sejam seus suportes materiais, produzidos no exercício de competências, funções e atividades dos órgãos e unidades da administração municipal, acumulados em processo natural decorrente desse exercício;
X - Eliminação de documentos: procedimentos de destruição física daqueles documentos que, esgotados os valores primários, não apresentem interesse histórico-cultural, valor informativo, ou de fonte de prova e pesquisa para a Administração Pública ou para a sociedade;
XI - Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;
XII - Órgão Produtor de Documentos: cada órgão ou unidade administrativa que compõe o Poder Executivo Municipal, legalmente constituído e organizado, e responsável pela administração e execução das funções no Município;
XIII - Plano de Classificação Funcional de Documentos: é o instrumento de trabalho utilizado para identificar e classificar todo e qualquer documento produzido ou acumulado pelos órgãos e unidades administrativas, no exercício de suas funções e atividades;
XIV - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: é o instrumento técnico de gestão que, por meio da atribuição de valores, possibilita a definição dos prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e/ou recebidos pelos órgãos e unidades administrativas;
XV - Termo de Aprovação de Amostragens: instrumento expedido pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, que tem por objetivo aprovar as amostragens de documentos, para fins de eliminação;
XVI - Termo de Eliminação de Documentos: instrumento que tem por objetivo registrar as informações relativas à execução da eliminação (data, autorização, órgão responsável, séries documentais eliminadas, datas-limite, quantidade);
XVII - Termo de Recolhimento de Documentos: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos considerados de guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermediário para o Arquivo Permanente;
XVIII - Termo de Transferência de Documentos: instrumento que tem por objetivo registrar a passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário.

CAPÍTULO II
Da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA

Art. 3º Fica criada a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, de caráter multidisciplinar, vinculada à Diretoria Municipal de Administração e com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito do Poder Executivo Municipal, para garantir a sua guarda e/ou destinação final, nos termos da legislação vigente, com as seguintes competências:

I - coordenar e orientar as atividades de levantamento da produção documental dos órgãos e unidades administrativas da Prefeitura Municipal de São Manuel;
II - orientar os órgãos produtores e as unidades administrativas, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Prefeitura Municipal de São Manuel, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda, permanente ou provisória, e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
III - elaborar os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
IV - aplicar e atualizar os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim do Poder Executivo Municipal, nos termos deste Decreto;
V - submeter os Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos à aprovação do Chefe do Poder Executivo Municipal;
VI - orientar a execução das decisões registradas na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução);
VII - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;
VIII - supervisionar a eliminação e o recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos;
IX - aprovar as amostragens apresentadas para eliminação de documentos, mediante a expedição de Termo de Aprovação de Amostragens, assinado por seus membros;
X - propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos, dentre outras.

§ 1º A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA será instituída por ato próprio do Chefe do Poder Executivo Municipal, e constituída de, no mínimo, 05 (cinco) servidores públicos municipais, devidamente habilitados para as atribuições da função.

§ 2º A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA será presidida pelo responsável pelo Arquivo Público Municipal “Claudio Batista” de São Manuel, e composta pelo(a) Chefe de Seção de Expediente da Prefeitura Municipal, ou unidade administrativa congênere, e por no mínimo 01 (um) bibliotecário e/ou 01 (um) arquivista municipal.

CAPÍTULO III
Do Plano de Classificação Funcional de Documentos

Art. 4º O Arquivo Público Municipal “Claudia Batista” adotará o Plano de Classificação Funcional de Documentos, considerado como instrumento arquivístico utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pelos órgãos e unidades administrativas do Poder Executivo Municipal, e que tem por finalidade identificar os documentos quando de sua criação, uso, tramitação e guarda, registrando fielmente o contexto de produção por funções e atividades em que os registros são originados.

Art. 5º O Plano de Classificação Funcional de Documentos relativos às atividades meio e às atividades-fim dos órgãos e unidades administrativas do Poder Executivo Municipal deverá apresentar o Órgão Produtor, os Códigos de Classificação, com a indicação de grupos e subgrupos funcionais, as funções e subfunções e as séries documentais, de acordo com a sua produção ou cumulação.

§ 1º O Código de Classificação de Documentos será composto das seguintes unidades de informação:

I - grupo funcional;
II - função/subfunção;
III - atividade;
IV - série documental.

§ 2º A função/subfunção é o conjunto de atividades que o órgão ou a unidade administrativa exerce para a consecução de seus objetivos e competências.

§ 3º A atividade é a ação, o encargo ou o serviço decorrente do exercício de uma função/subfunção, que pode ser identificada como:

I - atividade-meio: são atividades auxiliares para que o órgão ou a unidade administrativa cumpra com sua missão, que resultam na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório; e/ou
II - atividade-fim: são atividades diretamente ligadas à missão do órgão ou da unidade administrativa, que resultam na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento, isto é, documentos que em sua maioria possuem valor permanente.
§ 4º A série documental é o conjunto de documentos resultante do exercício de uma mesma função/subfunção ou atividade, e que têm o mesmo modo de produção, tramitação e resolução.

CAPÍTULO IV
Das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos

Art. 6º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, como instrumento arquivístico que indica as séries documentais produzidas em cada órgão ou unidade administrativa, estabelecerá os prazos de vigência, de prescrição e de precaução para os documentos, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, definindo os prazos para eliminação, transferência e recolhimento dos documentos públicos municipais, bem como a sua destinação final.

Parágrafo único. Entende-se por Destinação a decisão decorrente da avaliação documental que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente, segundo os seguintes critérios:

I - o documento que não apresentar valor que justifique sua guarda permanente será destinado para eliminação, após o cumprimento dos respectivos prazos de guarda;
II - o documento provido de valor probatório, informativo e/ou cultural será destinado para guarda permanente.

Art. 7º As Tabelas de Temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim dos órgãos e unidades administrativas do Poder Executivo Municipal deverão indicar os Órgãos Produtores, as séries documentais, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos de que trata o art. 5º, bem como os prazos de guarda, a destinação dos documentos e sua fundamentação jurídica ou administrativa, quando houver.

§ 1º Para cada série documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos deverão ser registrados:

I - a título de observações, os atos legais e as razões de natureza administrativa que fundamentaram a indicação dos prazos propostos,
II - informações relevantes sobre a produção, guarda ou conteúdo do documento; e
III - o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanência de cada conjunto documental nos lugares indicados, a saber:
a) Arquivo Corrente ou Órgão Produtor: deve ser indicado o número de anos em que o documento deverá permanecer no órgão produtor e ou unidade administrativa, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido e seus prazos de vigência, prescrição ou precaução;
b) Arquivo Intermediário ou unidade administrativa com atribuições de arquivo: deve ser indicado o número de anos ou a justificativa em que o documento deverá permanecer no Arquivo Público Municipal de São Manuel, cumprindo prazos de vigência, prescrição ou precaução;
c) Arquivo Permanente ou Histórico: documentos destinados à guarda permanente na totalidade, ou por amostragem ou por seleção de documentos.

§ 2º Os prazos considerados para a definição do tempo de guarda no órgão produtor ou na unidade administrativa com atribuições de arquivo, são os seguintes:
I - prazo de vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção;
II - prazo de prescrição: intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do poder judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados;
III - prazo de precaução: intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.

§ 3º O tempo de guarda dos documentos será dilatado sempre que ocorrer a interrupção ou suspensão da prescrição, em conformidade com a legislação vigente.

§ 4º Após a avaliação dos documentos ocorrerá o encaminhamento de todos os documentos que possuem valor secundário ao Arquivo Permanente, e de todos os que possuem apenas valor primário à eliminação, conforme o disposto no parágrafo único do art. 6º deste Decreto.

Art. 8º A execução das determinações fixadas nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos caberá ao Arquivo Intermediário ou unidade administrativa com atribuições de arquivo de cada Diretoria Municipal, de acordo com as orientações da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.

CAPÍTULO V
Dos Documentos de Guarda Permanente

Art. 9º Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados, nos termos deste Decreto e da legislação vigente.
Art. 10 Os documentos de guarda permanente de valor histórico, ao serem recolhidos, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle, de acordo com as normas técnicas específicas.

CAPÍTULO VI
Da Avaliação e Eliminação dos Documentos Públicos

Art. 11 Caberá ao Arquivo Público Municipal “Claudio Batista”, sob a supervisão da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, a seleção e separação de documentos sem valor permanente, cujo prazo de vigência e precaução já foram cumpridos, bem como a listagem de todos os que estão aptos a serem eliminados, observados o Plano de Classificação Funcional de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata este Decreto.

§ 1º A seleção e separação de documentos sem valor permanente se dará, obrigatoriamente, com base nos prazos definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e de acordo com a função/subfunção a que pertencem os documentos a serem analisados.

§ 2º A seleção de amostragem da série documental a ser eliminada se dará levando-se em consideração o conteúdo da informação, sua natureza e forma, podendo ser estatística, geográfica, cronológica, por séries documentais ou específicas, respeitando-se sempre as diretrizes do Arquivo Público do Estado de São Paulo – APESP, do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e a política nacional de arquivos públicos e privados, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

§ 3º Esgotada a vigência do documento, fica autorizada a sua eliminação, desde que cumprido o prazo de guarda previsto pelo órgão produtor ou pela unidade administrativa com atribuições de arquivo, observadas as disposições deste Decreto.

Art. 12 Toda e qualquer eliminação de documentos públicos que não constem da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio ou das atividades-fim dos órgãos e unidades administrativas da Prefeitura Municipal de São Manuel, será realizada mediante autorização da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, observadas as disposições do Capítulo VII deste Decreto.

Art. 13 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente, ou não observar as normas estabelecidas neste Decreto.

CAPÍTULO VII
Dos Procedimentos para Eliminação de Documentos públicos

Art. 14 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser realizado mediante o preenchimento de formulário de Relação de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO I, que é parte integrante deste Decreto.

Parágrafo único. A Relação de Eliminação de Documentos será submetida ao Chefe do Poder Executivo Municipal, observados o Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos vigentes.

Art. 15 A CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso farão publicar no Jornal Oficial do Município os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do ANEXO II, que é parte integrante deste Decreto.

§ 1º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.

§ 2º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias úteis para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes, a partir de formulário disponibilizado pela CADA.

Art. 16 O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do preenchimento do Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo do ANEXO III, que é parte integrante deste Decreto.

Parágrafo único. Será encaminhada ao Arquivo Público Municipal uma cópia de cada Termo de Eliminação de Documentos, para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.

Art. 17 O procedimento de eliminação de documentos se dará por meio de fragmentação mecânica, a ser realizada nas dependências do Arquivo Público Municipal “Claudio Batista”, ou em local indicado pela Diretoria Municipal de Administração, com a devida anuência e supervisão da CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.

§ 1º Para a realização do procedimento de fragmentação, fica o Poder Executivo Municipal, se necessário, autorizado a adquirir fragmentadoras comerciais, respeitada a legislação cabível, com capacidade e durabilidade compatíveis com a quantidade estimada de documentos a serem eliminados anualmente em seus respectivos suportes.

§ 2º Os documentos fragmentados que sejam passíveis de reciclagem, serão disponibilizados para a Coleta Seletiva, observada a legislação vigente.

Art. 18 Caberá à CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso garantir que todos os procedimentos de eliminação sejam cumpridos com os devidos cuidados, de forma que:

I - não sejam eliminados documentos de guarda permanente;
II - os documentos desprovidos de valor permanente sejam eliminados apenas após a publicação dos devidos Editais e Termos de Eliminação pertinentes;
III - o transporte dos documentos a serem eliminados seja feito de forma segura, em caixas apropriadas, para que não haja dissociação de nenhum item documental;
IV - a fragmentação seja realizada por pessoal treinado que utilizarão dos equipamentos de proteção individual - EPI's necessários;
V - o material fragmentado seja acondicionado em recipiente adequado e retirado pela Coleta Seletiva.

CAPÍTULO VIII
Das Disposições Finais

Art. 19 Para garantir a efetiva aplicação do Plano de Classificação Funcional de Documentos e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA deverá solicitar as providências necessárias para sua inclusão nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus respectivos órgãos.

Art. 20 Ao Arquivo Público Municipal “Claudio Batista” caberá decidir sobre a conveniência e a oportunidade de recolhimentos de documentos ao seu acervo, sob a supervisão da CADA.

Parágrafo único. As transferências e os recolhimentos deverão obedecer aos cronogramas pré-definidos pelo Arquivo Público Municipal.

Art. 21 Após sua elaboração e aprovação, o Plano de Classificação Funcional de Documentos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos serão homologadas por Decreto Municipal específico.

Art. 22 Ao Arquivo Público Municipal “Claudio Batista” caberá o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, observadas as competências da CADA.

Art. 23 As disposições deste Decreto aplicam-se também aos documentos arquivísticos eletrônicos, nos termos da Lei.

Art. 24 O Poder Executivo Municipal garantirá o acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislação vigente.

Art. 25 Instruções Normativas, necessárias à aplicação do disposto neste Decreto, serão expedidas pela Diretoria Municipal de Administração.

Art. 26 As despesas decorrentes com a execução deste Decreto correrão por conta do orçamento vigente, suplementadas se necessário.

Art. 27 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.


São Manuel, 30 de setembro de 2024



Ricardo Salaro Neto
Prefeito do Município de São Manuel