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DECRETO Nº 4.051 DE 28 DE FEVEREIRO DE 2023
 
CRIA NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO O PROGRAMA “SÃO MANUEL SEM PAPEL” E INSTITUI SISTEMA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ELETRÔNICOS”
 
RICARDO SALARO NETO, Prefeito do Município de São Manuel, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, conferidas pelo artigo 78, incisos IX e XII da Lei Orgânica Municipal,

CONSIDERANDO:
1º A necessidade da constante melhora dos serviços públicos no âmbito do Poder Executivo;
2º A necessidade de maior agilidade e eficiência na prestação dos serviços municipais;
3º O constante aperfeiçoamento e implementação de práticas que visam o menor dano ao meio ambiente;
4º As recentes implicações que a pandemia causada pela COVID-19 trouxe para o serviço público; e,
5º A modernização dos sistemas de informação, protocolos e procedimentos.
 
DECRETA:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Documentos e Processos Eletrônicos com o objetivo de introduzir e consolidar a implantação de documentos, protocolos e processos eletrônicos bem como a revisão dos fluxos na Administração Pública Municipal.
Parágrafo único. A instituição e implementação do sistema e de todo o programa de digitalização e conversão dos processos eletrônicos receberá o nome de “São Manuel Sem Papel”.
Art. 2º Todos os documentos que compõem o processo eletrônico devem ser produzidos, transmitidos, armazenados e assinados de forma eletrônica por senha pessoal e intransferível ou por certificação digital, quando for o caso, na forma deste Decreto e suas respectivas regulamentações.
Parágrafo único. Os processos eletrônicos devem ser protegidos por uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento, em formato digital, em banco de dados, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade das informações.
Art. 3º Os documentos e protocolos arquivados em forma eletrônica ou similar que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto, terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, daqueles documentos e protocolos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos, ressalvadas as condições previstas em legislação vigente.
Parágrafo único. Quando, por motivos técnicos ou razões outras, externas ao Sistema, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de parecer, intimação ou notificação, esses atos processuais poderão ser praticados segundo as regras dos processos físicos, digitalizando-se o documento, prosseguindo-se sob o rito do processo digital.
Art. 4º A conservação dos documentos integrantes do processo digital deverá ser integralmente efetuada por meio eletrônico.
Parágrafo único. Os documentos e protocolos dos processos eletrônicos que tiverem de ser remetidos a juízo ou outra instância que não disponham de sistema compatível poderão ser impressos ou gravados em mídia física, com uso de assinatura eletrônica ou certificação compatível, visando garantir sua autenticidade.
Art. 5º A gestão tecnológica e a manutenção do Sistema de Processos Eletrônicos ficarão a cargo do Centro de Processamento de Dados - CPD, competindo-lhe para este fim as seguintes atribuições, de acordo com as diretrizes do Núcleo Gestor do Sistema:
I – liberar as permissões de acesso conforme solicitação de cada Diretoria;
II – cadastrar e gerenciar usuários;
III – estabelecer e gerenciar os perfis de acesso;
IV – promover melhorias no Sistema;
V – promover a capacitação de servidores;
VI – prestar atendimento às Diretorias e demais órgãos da administração quanto à utilização do Sistema;
VII – publicar a relação de assuntos que serão tratados única e exclusivamente por meio do Sistema;
VIII – solucionar problemas técnicos;
IX – zelar pela contínua adequação do Sistema à legislação de gestão documental, às necessidades da prefeitura e aos padrões de uso;X – promover a capacitação, realizar suporte operacional e orientar os funcionários da prefeitura à utilização do Sistema;
XI – cadastrar e gerenciar os assuntos pertinentes aos processos/protocolos;
XII – cadastrar e gerenciar estrutura hierárquica com base na legislação de regência;
XIII – orientar os usuários externos quanto à utilização do Sistema;
XIV – manter o Sistema operando de forma adequada, dando efetividade às orientações e especificações estabelecidas pelo Centro de Processamento de Dados.
Art. 6º As Diretorias e demais órgãos da Administração indicarão 01 (um) servidor titular e 01 (um) servidor suplente como interlocutores da gestão de processos, aos quais caberá:
I – orientar usuários da sua Diretoria quanto à utilização do Sistema;
II – encaminhar ao CPD dúvidas não solucionadas internamente;
III – solicitar capacitação de usuários ao CPD;
IV – encaminhar solicitação de cadastro de usuários, tipos de documentos e tipos de processos;
V – atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com os parâmetros do Sistema.
Art. 7º Fica criado, no âmbito da Diretoria de Administração, o Núcleo Gestor do Sistema, a ser composto pelo respectivo titular da pasta ou aquele por ele formalmente indicado, dentre as seguintes Diretorias:
– Um membro da Diretoria de Administração.
– Um membro da Diretoria de Finanças;
– Um membro da Procuradoria Geral do Município.
§1º O Núcleo Gestor do Sistema poderá convidar para participar de suas reuniões representantes de órgãos e entidades diretamente envolvidas nas questões submetidas à sua deliberação, podendo ainda convocar, a título de colaboração em meio às demais Diretorias, servidores e meios entendidos necessários ao desempenho de suas atribuições formais.
§2º As deliberações do Núcleo Gestor serão veiculadas pela Diretoria de Administração, a quem compete presidir as reuniões de trabalho.
Art. 8º Constituem atribuições do Núcleo Gestor do Sistema de Processos Eletrônicos:
I – fiscalizar a atuação do Centro de Processamento de Dados, quanto ao desempenho dos encargos cominados no art. 5º desta Lei;
II – regulamentar os procedimentos de uso do Sistema;
III – propor cronograma de metas para conversão dos documentos e processos do meio físico para o eletrônico;
IV – acompanhar e fiscalizar a adequada utilização do Sistema;
V – determinar eventuais medidas protetivas voltadas a assegurar a integridade e a qualidade das informações lançadas no Sistema;
VI – propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico;
VII – determinar a apuração de responsabilidade por infração pertinente ao uso do Sistema.
Art. 9º Competirá ao respectivo Diretor, ou autoridade equiparada dos órgãos e entidades usuários do Sistema Eletrônico, assegurar o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico e monitorar sua implantação
Art. 10. Poderão ser cadastrados como usuários do Sistema os servidores da Administração Pública Municipal, respeitados os critérios para definição de perfil estabelecidos pelo Núcleo Gestor.
Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do Sistema terão sua autoria, autenticidade e integridade, assegurados mediante utilização de assinatura eletrônica, que poderá ser:
I – assinatura cadastrada, baseada em credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha;
II – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;
III – domicílio eletrônico definido conforme legislação específica.
§1º Para todos os efeitos legais, no âmbito do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, a assinatura cadastrada e assinatura digital têm a mesma validade.
§2º É de exclusiva responsabilidade do titular da assinatura eletrônica o manuseio e conhecimento de sua senha, não sendo oponível a alegação de seu uso indevido.
§3º O Sistema Eletrônico manterá a senha armazenada de forma criptografada, garantindo que seu conhecimento nesse repositório seja impossibilitado a terceiros.
Art. 12. A correta autuação do processo eletrônico é de responsabilidade do requerente, que deverá:
I – preencher os campos obrigatórios contidos no Sistema;
II – inserir no processo, documentos e peças na forma definida pelo Núcleo Gestor.
§1º Na hipótese de não conformidade na instrução do processo, o gestor poderá conceder ao requerente o prazo de 15 (quinze) dias corridos para que a parte promova as correções necessárias, sob pena de extinção do processo.
§2º A Diretoria gestora dos processos eletrônicos de sua área de autuação poderá determinar o desentranhamento de documentos e peças juntadas indevidamente aos autos, com as devidas justificativas, bem como solicitar complemento da instrução e adição de documentos entendidos imprescindíveis ao expediente.
§3º Em caso de erro na tramitação a unidade que recebeu indevidamente o processo deverá devolvê-lo imediatamente ao remetente.
Art. 13. Os documentos apresentados em papel deverão ser digitalizados no ato do protocolo, devolvendo-se os originais ao interessado, exceto quando necessária sua retenção por força de legislação específica.
§1º O interessado deverá preservar os documentos originais até o término do processo ou, se superior, pelo prazo previsto em legislação específica.
§2º A partir da implantação do Sistema de Documentos e Processos Eletrônicos, fica vedada a autuação de processos em meio físico, observadas as exceções previstas nos artigos 18 e 25 desta lei.
Art. 14. A invalidação e revogação de atos processuais, assim como a declaração da existência de erros materiais em atos já praticados serão efetuadas mediante instrução no processo, sem a exclusão dos documentos em questão do Sistema.
Art. 15. O processo será arquivado quando não houver manifestação do requerente no prazo de 60 (sessenta) dias corridos.
Parágrafo único. A Diretoria ou órgão responsável deverá notificar formalmente o requerente 30 (trinta) dias antes do prazo estabelecido no "caput", para dar manifestação referente ao andamento do processo.
Art. 16. Publicações oficiais relativas a processos eletrônicos deverão ser feitas por meio do Diário Oficial Eletrônico do Município.
Art. 17. As requisições referentes a processos eletrônicos deverão ser produzidas eletronicamente e enviadas pelo Sistema de Documentos e Processos Eletrônicos.
Art. 18. Nos casos de indisponibilidade do Sistema ou impossibilidade técnica por parte da prefeitura:
I – o Núcleo Gestor do Sistema divulgará no site da prefeitura as informações sobre a indisponibilidade
II – prorroga-se, automaticamente, para o primeiro dia útil seguinte à solução do problema, o termo final para a prática de ato processual sujeito a prazo;
III – serão permitidos o encaminhamento de petições e a prática de outros atos processuais em meio físico, os quais deverão ser digitalizados e inseridos no Sistema quando restabelecida a disponibilidade, juntamente com o registro da data e hora da impossibilidade técnica.
Art. 19. O acesso ao Sistema será por meio de usuário e senha pessoal e intransferível.
Art. 20. Serão cadastrados como usuários do Sistema todos os servidores dos Órgãos e Entidades da Administração Pública Municipal do Poder Executivo, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das atividades, bem quanto às normas do Gestor do Sistema.
Art. 21. Usuários externos deverão se credenciar no Sistema, possibilitando, através de login e senha pessoais e intransferíveis ou certificação digital:
I – acompanhar o trâmite de processos de seu interesse por prazo determinado, mediante autorização da unidade responsável pela informação;
II – receber ofícios e notificações;
III – assinar eletronicamente documentos;
IV – acessar os respectivos expedientes e encaminhar solicitações pertinentes ao feito.
Art. 22. O responsável pela abertura do processo deverá:
I – selecionar o tipo de processo adequado ao assunto, conforme nomenclatura existente no Sistema;
II – cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo Sistema.
Art. 23. Os documentos administrativos do Poder Executivo serão elaborados no Sistema utilizando-se preferencialmente os modelos nele disponibilizados.
Art. 24. Os documentos produzidos no Sistema serão assinados eletronicamente por meio de usuário e senha, observadas as normas de segurança e controle de uso.
§1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o seu sigilo.
§2º A assinatura realizada na forma do "caput" será considerada válida para todos os efeitos legais.
§3º O Prefeito, os Diretores Municipais e demais responsáveis pelos órgãos da Administração, para fins de assinatura, poderão optar em realizá-la quando em trânsito em outras localidades, sem prejuízo do exercício de outras tarefas atribuídas ao respectivo substituto.
Art. 25. O serviço de Protocolo, após receber documentos externos em meio físico, deverá inclui-los no respectivo processo eletrônico.
Parágrafo único. O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável será:
I – identificado e a situação do documento certificada no Sistema;
II – incluído o resumo de seu conteúdo no Sistema;
III – armazenado na unidade administrativa responsável pelo assunto, observado o prazo de 60 (sessenta) dias para consultas e eventuais procedimentos técnicos e após este prazo deverá ser enviado ao arquivo para expurgo.
Art. 26. O usuário que abrir o processo eletrônico sigiloso ou restrito deverá observar as disposições legais pertinentes a esta classificação e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.
Parágrafo único. A credencial de acesso poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo próprio usuário.
Art. 27. São deveres dos usuários do Sistema:
I – utilizar adequadamente o Sistema em sua unidade, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;
II – guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;
III – manter a cautela necessária na utilização do Sistema, a fim de evitar que pessoas não autorizadas nele pratiquem atos;
IV – evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;
V – participar dos programas de capacitação referentes ao Sistema;
VI – disseminar em sua unidade o conhecimento adquirido nas ações de capacitação relacionadas ao Sistema;
VII – cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do Sistema no âmbito do Poder Executivo.
Art. 28. O uso inadequado do Sistema sujeitará o usuário à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 29. A utilização do Sistema é obrigatória no âmbito da Administração Pública Direta.
Parágrafo único. O Sistema deverá ser utilizado para todos os processos administrativos comuns, podendo ser incluídos os processos administrativos especiais.
Art. 30. Os processos eletrônicos no âmbito do Sistema terão numeração única gerada pelo Sistema.
Art. 31. A autuação e as juntadas serão efetuadas em meio eletrônico no âmbito do próprio Sistema.
Art. 32. Os documentos produzidos no Sistema serão considerados juntados ao processo quando forem assinados eletronicamente e:
I – o documento for visualizado por algum usuário de unidade diversa daquela que inseriu o documento ou por algum usuário externo; II – o processo for tramitado.
Art. 33. As atividades no âmbito do Sistema são consideradas realizadas na data e horário registrados pelo Sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
§1º Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos).
§2º Não serão considerados, para fins de registro, o horário inicial da conexão do usuário à internet, o horário inicial do acesso do usuário ao Sistema ou os horários registrados pelos equipamentos do remetente.
Art. 34. O Sistema Municipal de Arquivo deverá considerar e prever a guarda, proteção e acesso aos documentos e processos eletrônicos na forma da legislação, assegurando todos os direitos e conservação dos documentos estabelecidos na Lei Geral de Proteção de Dados.
Art. 35. A divulgação de informações sobre os processos e procedimentos administrativos, quando feitos em desconformidade com este Decreto serão passíveis de apuração de responsabilidade do usuário que o divulgou.
Art. 36. Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.
 
São Manuel, 28 de fevereiro de 2023.
 
 
RICARDO SALARO NETO
PREFEITO MUNICIPAL
 
Registrado na Seção de Expediente em _____.
Publicado no Diário Oficial Eletrônico do Município de São Manuel em ___/____/______, pág.______.
 
 
 
Luciana Fidêncio Beloti Shinozaki
Chefe da Seção de Expediente